45.07 -赞助项目的成本转移
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- Position: 赞助项目办公室主任
- Email: osp@casabo.net
最后更新: 2024年2月13日
A. Purpose. 本政策的目的是为赞助项目在指数/基金之间张贴横幅费用的移动提供指导.
B. Scope. 此政策适用于涉及一个或多个赞助项目的所有成本转移和劳动力再分配.
C. 成本转移定义. 成本转移是将费用从一个指数/基金转移到另一个指数/基金的Banner交易, 或者从一个费用代码转换到另一个, 作为原始帖子的更正条目.
D. Policy. 这项政策规定了一般成本转移所需的适当程序和内部控制, 以及专门赞助的项目. 成本转移向审计师发出信号，表明需要纠正的交易已经发生，可能需要进一步调查. 特别是, 当在项目终止日期附近将成本转移到赞助项目预算时, 审核员可能会将其解释为首席研究员(PI)试图简单地使用项目预算中的剩余余额，而不是仅收取适当的项目特定费用.
虽然理想情况下，所有费用都被处理并记入正确的项目指数/基金, 大学认识到错误的发生和纠正这些错误的费用转移可能是必要的. 当某项费用在一个指数/基金上被错误地处理，而该费用需要转移到正确的指数/基金时，使用成本转移. 在将用于特定成本项目的费用代码修改为更合适的费用代码时，也可以使用成本转移. 成本转移不得用于将收入从一个帐户转移到另一个帐户. (注:规则代码IDG[见APM 75].[30]应仅用于记录所提供服务的收入, 比如实验室测试, 或用于大学内部的成本转移.)
E. Procedure. 提供以下指导方针，以确保成本转移是适当的和授权的. 所有类型的成本转移应在Banner中完成，并附有足够的说明文字.
E-1. 及时修正. 如果错误在合理的时间内得到纠正，成本转移到被批准的赞助项目的可能性就会提高.e. 自首次缴费起计90天内). 项目期结束时的成本转移需要强有力的理由, 在项目终止日期后超过90天的时间内，只有在情有可原的情况下，并经OSP批准，才允许将成本转移到项目中.
E-2. 需要适当的解释. pi和部门拨款管理员(DGAs)负责充分证明成本转移的合理性. The justification must address the following in detail: A) how the error occurred; B) why the transfer is required; and C) how the expenditure benefitted the project scope of work. 诸如“纠正错误”或“书写错误”之类的陈述不足以经得起审计. 交叉引用文本(成本转移文件编号), date, 解释, 输入成本转移的人员姓名必须添加到原始的转账交易文档中，以便能够跟踪费用的路径并减少同一费用多次转移的可能性.
E-3. 所需证明文件. 所有成本转移的支持文件必须按照项目的要求保存, 但至少在项目财务结束后的三年内. See APM 45.12.
E-4. 非工资成本转移的指导方针. 所有成本转移到赞助项目预算应包括以下步骤.
- 在启动转让文件之前, 检查财务记录，确保接收预算没有透支，并确保接收转移费用的账户类别, 以及任何相关的F&A，有足够的资金来支付这些费用. 资金不足的帐户类别将需要预算转移, 由OSP审核是否允许并确定是否需要赞助商批准.
- 确保转移的费用在接受资助项目的项目期间内, 在Banner表单fragrance中定义.
- 确保任何转移的费用都是在接收预算中允许的费用. 将所有允许度问题提交给OSP的成本会计部门.
- 在转移费用之前, 审查FOATEXT的交易，以防止转移先前转移的成本. 见上文E-2.
E-5. 劳动力再分配(工资成本转移). Banner劳动力再分配流程用于在确定劳动力在一个指数/基金上被错误地支出并且需要转移到另一个指数/基金时纠正劳动力. 在开始该过程之前，应完成以下步骤.
- 确定所涉及的雇佣日期(允许多个工资周期)和要转移的工资金额. 确认所有日期都在项目周期内.
- 变更是否具有追溯性和持续性, 完成一份电子邮件处理表格，以便通过正常的审批和横幅张贴周期进行处理. 在EPAF的备注部分，表明你已经申请了$xx的费用转移.xx(金额)自xx年xx月xx日至xx年xx月xx日(入职日期).
- 如果劳动力再分配是针对研究生的, 确保任何学费减免都适当地按照变化的比例转移, 如果学费减免是项目允许的成本.
- 完成劳动再分配流程，并包括以下评论:
- 拨款代码.
- 说明员工的努力与成本转移到的指数/基金之间的关系.
- 错误是如何发生的.
- 实施特定的内部控制以避免未来的问题.
- 如果要求是超过90天，从原来的工资发布, 包括导致处理延迟的情有可原的情况. OSP通常只允许将工作从赞助项目转移到非赞助项目，并且从原始工资单发布日期起超过90天.
E-6. 成本转移限制. 一项费用不应超过一次转移，除非是不允许的.
F. 联系信息. 任何有关费用转移的问题，请致电208-885-6651或联系赞助项目办公室 osp@casabo.net.
G. 相关政策
版本历史
更新2月. 13, 2024