60.12 -征求建议书(RFP)
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- Position: 采购服务总监
- Email: purchasing@casabo.net
最后更新: 二零零七年十二月十七日
A. General. 征求建议书(RFP)是一个竞争性投标过程，其中考虑到各种因素, 如:价格, quality, 能力, 条款和条件, 参考文献, 经验和/或专业知识. 招标书必须由采购服务部发出. [rev. 12-07]
B. Procedure. 采购服务应确保rfp明确定义所需的商品和服务，以便潜在供应商正确响应请求. 尽可能地, 将在公平和道德的过程中向至少三家负责任和负责任的供应商征求建议. RFP的基本要素应包括:[rev. 12-07]
- 包括材料在内的技术要求的完整陈述或描述, 所需工作或服务.
- 交付日期.[add. 12-07]
- 授予合同的条款和条件.
- 对供应商的参与说明以及暂定的时间表. [add. 12-07]
- 对用于评价供应商答复的标准作出清楚的解释.
- 州或联邦机构要求的任何征求声明.
- 采购服务部门认为必要的任何其他规定、程序或声明.
B-1. 建议书准备时间. RFP应允许有足够的时间允许潜在供应商准备和提交提案.[rev. 12-07]
B-2. rfp的附录. If, 在RFP发布之后, 但在提交提案的时间设定之前, 有必要修改RFP的任何部分, 这些信息应在足够的时间内发送给已提供RFP的每个公司，以允许所有潜在供应商在提交或修改其提案时考虑这些信息.[rev. 12-07]
B-3. 建议提交. RFP应明确规定，大学采购服务部必须在不迟于RFP中规定的确切时间和日期收到提案. 在此时间和日期之后收到的任何提案将不予考虑.
B-4. 建议修改或撤回. Proposals may be modified or withdrawn at any time prior to the time and date set forth in the RFP; proposals may be modified after such time and date only with the approval of Purchasing Services’ Manager and for good cause shown by the vendor.
B-5. 评价. 响应RFP而提交的所有提案都应按照RFP中规定的评估标准进行数字评估. 在RFP中纳入的评价因素应酌情包括以下因素:
- 提供的价格.
- 满足项目最低要求的工作或项目的质量.
- 提出了完成工作的方法.
- 执行这项工作的关键人员的专业经验和技术能力.
- 供应商的业务能力、职责、参考和过去的业绩.
- 在规定时间内完成工作的能力.
- 供应商对适用于项目的问题类型的熟悉程度.
- 具有探索和开发创新或先进技术或设计的能力.
- 由采购服务部确定并包含在RFP中的任何其他因素. [add. 12-07]
B-6. 评审委员会. 响应RFP提交的所有提案应由一个由请求部门与采购处合作指定和任命的适当工作人员组成的委员会统一评估. 如果评估委员会的成员发现任何潜在的, 由于他们是委员会成员而产生的实际的或明显的冲突, 个人应当回避评审委员会的工作.[rev. 12-07]
B-7. 分类的建议. 为了进行讨论，建议最初应分类为: [rev. 12-07]
- 潜在的可接受的;[ren. 12-07]
- 不可接受的.[ren. 12-07]
B-8. 讨论目的. 与供应商的讨论可能会举行: [rev. 12-07]
- 促进对365滚球官网要求和供应商建议的理解.[ed. 12-07]
- 便于达成对365滚球官网考虑合同条款最有利的合同, 价格和RFP中规定的其他评估因素.[rev. 12-07]
B-9. 进行讨论. 在讨论和修改建议书的任何机会方面，应给予供应商公平和平等的待遇. 委员会应与评级最高的供应商进行讨论，除非这种讨论没有必要, 不恰当或不切实际，RFP通知了所有供应商可以不经讨论就授予合同的可能性. 采购服务经理应制定进行讨论的程序和时间表. 如果在讨论中, 有必要对征求建议书作出任何实质性的澄清或修改, 应修改RFP以纳入此类澄清或变更. 禁止拍卖技巧(向另一个供应商透露价格)和披露来自竞争提案的任何机密信息. [rev. 12-07]
B-10. 最佳和最终报价. 采购服务经理应确定提交最佳报价和最终报价的共同日期和时间, 如果需要. Best and final offers shall be submitted only once; however, 采购服务经理可以根据365滚球官网的最佳利益作出书面决定，进行额外的讨论或更改大学的要求，并要求再次提交最佳和最终报价. 否则，在颁奖前不允许讨论或更改最佳报价和最终报价. 如果供应商未提交撤回通知或其他最佳和最终报价，也应通知供应商, 他们最近一次的报价将被解释为他们最好的和最后的报价.[ed. 12-07]
B-11. 授予合同. 合同谈判完成后, 采购服务经理应根据RFP中列出的因素，做出书面决定，表明该奖项对365滚球官网最有利的依据. 超过25万美元的奖金需要校董会执行董事的批准. 超过50万美元的奖金需要校董会批准 APM 60.20]. [rev. 12-07]
B-12. 建议书征集记录. 采购服务应保留记录，其中包括:RFP的副本, 对RFP的任何修改的副本, 收到RFP的潜在供应商的名称和地址, 所有供应商的回复和通信, 以及与竞争性谈判过程有关的任何其他信息. [rev. 12-07]